第一章总则
第一条为规范我院助学贷款档案管理工作，提高工作水平，有效防范风险，保证助学贷款档案的完整性和保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失。根据广东省教育厅学生助学工作管理中心和国家开发银行广东省分行的有关要求，制定本办法。
第二条助学贷款信贷档案按照管理部门不同，分为两类。第一类是上报移交国家开发银行广东分行（以下简称广东分行）备案的助学贷款信贷档案正本一份；第二类是学院自行留存的借款学生信贷档案。
第三条助学贷款信贷档案管理是为贷款决策、业务操作、内部控制、法律诉讼等工作留存依据,着眼于控制和防范风险,要求其既符合开发银行信贷业务工作实际,又满足档案管理需求。
第四条助学贷款档案材料包括助学贷款申请审批表、借款合同、学生家庭所在地镇级以上民政部门盖章的家庭经济困难证明或家庭情况调查表、学生本人身份证、学生证复印件等，以及其它特殊情况证明材料。
第五条助学贷款档案管理原则：实行“统一归档，经办人立卷，以借款学生为单位，分项目整理，各负其责，档案保管员集中保管”的原则。
第二章机构及职责
第六条助学贷款档案由学生处资助管理科负责全面管理，下设助学贷款档案室，各系助学贷款工作小组负责协助管理。
第七条学院资助管理科负责全院助学贷款档案的统一管理和业务协调工作，并对助学贷款信贷档案管理的落实负有指导、检查、督促责任。全面掌握全院助学贷款学生电子信息档案并实施动态管理。及时上报上级单位各类报表，负责向国家开发银行广东省分行移交助学贷款信贷档案。
第八条各系助学贷款工作小组及经办人员负责助学贷款档案的收集、审查、整理和归档，保证原始材料的真实性和完整性。
第三章档案的整理
第九条助学贷款档案整理的流程为：整理信贷合同档案材料、制作目录、制作封面和备考表。
助学贷款档案按不同系、不同年级、不同贷款期限进行分盒整理，不能放在同一盒。每盒档案存放文件目录3份，卷内文件目录应与每盒材料一一对应，分盒存放，置于盒首；每个档案盒需填制一份备考表，置于档案盒内最后一页。任何档案材料归档时，需要仔细检查档案材料的有效性、真实性、相关项是否填写完整正确、相关材料是否已经签字盖章生效等。
第十条具体整理流程分为:收集材料、装订、排序、编制件号和页码、编制归档号、编制卷内文件目录、填写备考表、制作封面、装盒移交共9个环节。
（一）收集资料
依据归档范围完整收集相关真实资料，属于归档范围,因特殊原因确实无法收集到的文件,经办人应在备考表中陈述,并由经办人、资助科负责人审批签字后,存入档案中备查。
（二）整理和装订
在信贷合同档案整理时，以学生为单位，将单个学生的所有信贷合同档案材料归为一件装订，叠放的顺序从上往下依次为：借款合同、助学贷款审批表、其他重要凭证。
（三）排序
信贷管理档案以国家开发银行助学贷款管理系统导出的档案卷内文件目录序号顺序存放,档案盒按照文件产生的归档号先后顺序存放。
（四）编写件号和页码
用铅笔将件号写在该件信贷合同档案的首页右上角空白处，用圆圈圈起来，比如第8件文件，编写⑧；每件文件材料都应该在有效（文字、图表）张页正面的右下角和背面的左下角用铅笔编写文件页码，每件文件的页码均用阿拉伯数字从“1”开始往后编制，所编页码数应与目录表上的页数相符。
（五）编制归档号
按助学贷款系统导出的归档号填写。
（六）编制卷内文件目录
档案盒内的文件目录填写：
1.项目名称：填写项目名称，按照当年项目应填写， 如“广东省普通高校2016-2017学年国家助学贷款项目”。
2.件号：填写文件件号，用阿拉伯数字从“1”流水编制“1，2，……”；例如：第一盒32份放完后件号即应编到“32”，第二盒件号从“33”开始，以此类推。可从系统输出的助学贷款档案目录中拷贝。
3.文号：填写借款合同号，不得随意简化；可从系统输出的助学贷款档案目录中拷贝。
4.责任者：填写借款人姓名；可从系统输出的助学贷款档案目录中拷贝。
5.文件标题：对“广东省普通高校2016-2017学年国家助学贷款项目”，填写“国家开发银行人民币资金借款合同、贷款申请审批表”。
6.日期：填写合同签订日期，日期以8位阿拉伯数字标注，如：20170101。
7.页数：填写该文件的总页数，如8。
8.备注：对特殊情况进行说明。
9.移交部门：统一填“客户一处”，移交人：统一填“客户一处经办人”，负责人：统一填“客户一处负责人”。 日期：对“广东省普通高校2016-2017学年国家助学贷款项目”，填写“2017年4月30日”。
10.接收部门：统一填“办公室”，接收人：统一填“开行办公室经办人”，日期：对“广东省普通高校2016-2017学年国家助学贷款项目”，填写“2017年4月30日”。
11.归档号：学院代码/年级号 学历编码/贷款期限/总盒数-盒序号4部分依次组成。
（1）学院代码为教育部统一编制的代码（我院代码为12060）。
（2）年级号 学历编码：其中年级号为4位编码，为该学生开始就读高校的年份（4位）；学历编码按照该学生学历，如果该学生属于本科则填写A，属于专科则填写B，属于研究生则填写C；比如，本盒所放的为2015级专科学生借款档案，此处即为2015B。
（3）期限：指贷款年限（2位），如果是6年10个月按7年算。
举例：如学校代码为12060的学校，本年度的信贷合同贷款档案总盒数为79盒，对于第一盒档案如果装的是2015级专科生、贷款期限为四年的信贷合同档案，那么第一盒的编号应该是：12060/2015B/04/79-1。
（七）填写备考表
每个档案盒还需填制一份备考表，置于档案盒内最后一页。
（1）盒内文件情况说明：留空。
（2）立卷人：统一填写“客户一处经办人”。
（3）检查人：统一填写“客户一处负责人”。
（4）日期：例如对“广东省普通高校2016-2017学年国家助学贷款项目”统一填写“2017年4月30日”。
（八）制作封面
档案盒封面与侧面填写。
档案盒正面的填写方法如下：
1.在档案盒顶格填写：信贷合同。
2.借款单位：填写学院全称。
3.项目名称：填写项目名称，按照具体项目应填写 “广东省普通高校2016-2017学年国家助学贷款项目”。
4.贷款种类：统一填写“助学贷款”。
5.本卷年 月 日至 年 月 日共 件：“共 件”填写该档案盒中所存放的档案对应的文件件数，比如文件盒中共有文件16件，就填写“共16件”；“本卷年 月 日至 年 月 日”对 “广东省普通高校2016-2017学年国家助学贷款项目”，填写“本卷2016年1月1日至2016年12月31日”。其余年份贷款以此类推。
6.处室负责人：移交档案正本统一填写“客户一处负责人”；学校自备档案填写资助管理科负责人姓名。
7.经办人：统一填写“客户一处经办人”； 学校自备档案填写资助管理科经办人姓名。
8.归档号：填写该盒档案的文件目录中的归档号。
档案盒侧面的填写方法如下：
1.项目名称：填写“某某学校项目名称”，比如“广东松山职业技术学院2016年度助学贷款项目”。
2.档案类别：统一填写“信贷合同”。
3.年度：对“广东省普通高校2016-2017学年国家助学贷款项目”，填写2016。
4.案卷号：此处留空。
5.归档号：填写该盒档案的文件目录中的归档号。
6.起止件号：填写“该盒首件文件的件号-该盒最后一件文件的文件的件号”，比如该盒共有文件16件，第一件文件的件号是33，则最后一件文件的件号是48，填写“33-48”。
（九）装盒
整理完毕的贷款档案资料按件号装入信贷档案盒内;卷内文件目录置于盒内文件之前,备考表置于盒内文件之后。
第四章空白合同和作废合同的处理
第十一条空白合同由资助管理科统一组织各系领取，领取时进行登记并由领取人签字，发放后剩余的空白借款合同须交回资助管理科负责保管和上缴，不得遗失。
第十二条各系组织学生签订合同时，要严格要求，控制差错率。凡是出现差错的作废合同，不得遗失、丢弃或擅自报废处理，各系应统一收齐并登记流水号，经负责人签字并盖章后，于合同签订后5个工作日内交回资助管理科集中交国发行广东分行销毁。
第五章助学贷款档案的移交及保管
第十三条信贷档案按年度归档,每年档案应于次年5月底前,完成整理归档工作，根据有关的通知要求及时由学校统一将档案正本移交给国家开发银行广东省分行。
第十四条资助管理科负责人应对所有档案是否齐全完整、真实有效进行检查,签字确认.档案管理人员应对案卷进行全面审核,不符合要求的及时退回整改,符合要求的签字移交。
第十五条为保证信贷档案的保密性，学校备案的信贷档案保管实行专库、专柜、专人保管。如需调取或查阅信贷档案，提前一天与档案管理员联系查阅和办理。
第十六条档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
第十七条学院备案的助学贷款信贷档案保管期限原则上根据学生贷款期限及是否全部还清贷款本息的原则保存，学院根据档案室容量空间，对于已超过贷款期限并全部结清贷款本息的纸质信贷档案做适当处理。档案的销毁必须经过档案室管理人员登记造册，经学生处负责人签字同意后方可处理。
第六章附则
第十八条本办法自颁布之日施行，由学生处负责解释。
